سيستم اطلاعات مديريت پروژه
امروزه مديريت عنصري شناخته شده و اساسي در طراحي و هدايت نظامها مي باشد . در واقع ، اعمال صحيح مديريت تاثيري مستقيم در بهبود روشها ، تقليل هزينه ها ، افزايش بازدهي ، رشد كمي و كاهش زمان اجرايي طرحها و برنامه ها دارد . مديريت پروژه ، بعنوان بخشي اساسي در علم مديريت ، يك قابليت سازماني منحصر به فرد است كه تغييرات و منافع اقتصادي را از طريق استراتژي جمعي مديريت مي كند . بنابراين ، گستره دانش مديريت پروژه برگرفته از مجموعه دانشهاي درگير در حوزه پروژه ، مهارتهاي بين فردي ، درك محيط ، قوانين ، استانداردها و دانش حوزه هاي كاربردي ، مهارتها و دانش مديريت عمومي و حاوي روشها و فنون علمي و تجربي فراواني است ، که بدون بکار گيري آن ، قانونمندي و نظم اجرايي پروژه وجود نخواهد داشت .
نظام مديريت پروژه ها ، مجموعه اي است از فرآيندهاي متعدد و متنوع مديريتي (آغازين ، برنامه ريزي ، اجرا ، كنترل ، پاياني) و عملياتي كه بطور هماهنگ و يكپارچه طراحي و پياده سازي شده اند . وظيفه اصلي مديريت پروژه را مي توان ايجاد هماهنگي در اجراي فرآيندها و عمليات براي كاربرد مناسب منابع و امكانات به منظور دستيابي به اهداف نهايي پروژه دانست . اين امر ميسر نمي گردد ، مگر اينكه مدير پروژه بطور مستمر و مداوم از كليه فعاليتهاي پروژه مطلع بوده و زمان كافي براي عكس العمل داشته باشد . نظام اطلاعاتي مديريت پروژه نظامي است كه مديريت پروژه را بدين منظور حمايت و پشتيباني نمايد . ماهيت خاص پروژه هاي عمراني و تفاوتهاي سازمانهاي پروژه اي با وظيفه اي ، رويكرد متفاوتي از بكارگيري نظامهاي اطلاعات مديريت را نيازمند است كه همان نظامهاي اطلاعاتي مديريت پروژه مي باشد . نظام اطلاعات مديريت پروژه ابزاري لازم در پياده سازي يك نظام كارآمد مديريتي مي باشد كه مبتني است بر جمع آوري ، ثبت ، پردازش ، طبقه بندي و توزيع اطلاعات با استفاده از نرم افزارهاي مختلف و تهيه گزارشات لازم بر اساس اطلاعات بخشهاي مختلف كاري براي ارائه به سطوح مختلف مديريت پروژه . اين نظام جنبه هاي مختلف پروژه را از شروع تا خاتمه (بصورت دستي يا مكانيزه) پشتيباني نموده و بعنوان كارآمدترين ابزار مديريتي براي رسيدن به اهداف پروژه بكار مي رود .
بدين منظور حمايت كامل مديران ارشد در تمامي اركان و چرخه حيات پروژه براي برقراري چنين نظامي لازم است ، نظامي كه تمامي اجزا و مراحل پروژه ، كليه خواستهاي مشتري اعم از كيفيت و اجرا در حداقل زمان ، با بيشترين سرعت و كمترين هزينه را در برگيرد . در غير اينصورت نظام داراي اثر بخشي خاصي نبوده ، دست و پاگير و عامل افزايش هزينه نيز خواهد بود .
در حاليكه بخشهاي خدماتي و توليدي با استفاده از روشهاي منظم براي جمع آوري ، ثبت ، پردازش و طبقه بندي و توزيع (گردش) اطلاعات به همراه استفاده از فناوري هاي نوين اطلاعاتي موفقيت هاي چشمگيري داشته اند ، بنا به دلايل متعددي اين امر در طرحهاي عمراني آنچنانكه بايد محقق نشده است . يكي از عوامل رشد و توسعه اقتصادي كشورها ، موفقيت در اجراي پروژه هاي عمراني مي باشد ، در ايران قيمت تمام شده و مدت اجراي اين پروژه ها غالباً بيش از برآوردهاي اوليه مي باشد .
مشكل اصلي طرحهاي عمراني و واحدهاي مجري آنان ناشي از نداشتن و يا عدم تناسب نرم افزارهاي رايانه اي نيست ، بلكه عمده مشكلات ناشي از ناتواني و ضعف نظامهاي مديريتي براي اجراي اين طرحها و عدم وجود يك نگرش جامع و مديريت همه جانبه بر اين نظامها است .
عصر كنوني ، عصر اطلاعات و ارتباطات است ، عصري كه با دسترسي سريع و دقيق به اطلاعات ، مي توان تصميم هايي سريع و دقيق گرفت و مديريتي اثربخش را در كليه مراحل پروژه ها حاكم نمود . تمركز بيشتر سطوح بالاي مديريتي در مسايل نظامهاي اطلاعاتي ، با حفظ استقلال مجريان پروژه ها ، ايجاد بانكهاي اطلاعاتي براي ذخيره و پردازش اطلاعات ، استاندارد سازي كاربرگها و گزارشات ، مشخص نمودن وظايف و مسئوليتهاي افراد در قبال اطلاعات و زمينه سازي براي بهره گيري از امكانات و ابزارهاي قدرتمند فناوري اطلاعات مثل ارتباطات راه دور ، سياري ، شبكه ها ، اينترانت ، اينترنت و ... از راهكارهايي است كه براي حل مسايل و مشكلات نظامهاي اطلاعاتي مديريت پروژه ، بايد در سازمانها اعمال شوند .